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Le vocabulaire de l'archivage électronique

GED, SAE, ECM, DUA, valeur probante... Les termes techniques et réglementaires de la gestion documentaire et de l'archivage électronique, expliqués simplement.

01 — Les trois piliers
GED (Gestion électronique des documents)
L'espace de travail des documents courants d'une organisation : import, classement, versions, circuits de validation. Un document en GED reste vivant — il peut encore être modifié, remplacé, mis à jour.
ECM (Enterprise Content Management)
La gestion électronique de contenu, étendue aux médias — photos, vidéos, audio. Chez Sanku, la médiathèque ECM organise ces contenus en collections avec leurs propres visionneuses.
SAE (Système d'archivage électronique)
Le coffre où un document quitte la GED pour acquérir une valeur probante : empreinte SHA-256, horodatage, identifiant de conservation, puis non-modifiabilité définitive. C'est la différence entre « stocker » et « archiver ».
02 — Gouvernance & conservation
Valeur probante
La capacité d'un document numérique à servir de preuve — à condition de pouvoir démontrer qu'il n'a pas été altéré depuis son archivage. Elle repose sur l'intégrité (empreinte), l'horodatage et la traçabilité de chaque accès.
DUA (Durée d'utilité administrative)
La période pendant laquelle un document doit obligatoirement être conservé avant qu'un sort final (conservation, tri ou destruction) puisse lui être appliqué. Elle est définie par la réglementation ou la politique interne de l'organisation.
Sort final
La décision prise à l'échéance de la DUA : Conservation définitive (valeur historique ou légale durable), Destruction (le document a rempli son rôle), ou Tri (réexamen au cas par cas).
Versement
L'action de faire passer un document de la GED au SAE. C'est à ce moment précis que l'empreinte et l'horodatage sont apposés — le document devient une archive.
03 — Normes & référentiels
OAIS (Open Archival Information System)
Le modèle de référence international (normalisé ISO 14721) pour le cycle de vie d'une archive : versement (SIP), conservation (AIP), diffusion (DIP). C'est l'architecture conceptuelle sur laquelle repose un SAE conforme.
ISO 15489
La norme internationale de gestion des documents d'activité (records management) : comment une organisation doit créer, capturer et gérer ses documents pour qu'ils restent fiables et exploitables comme preuve.
ISO 14641
La norme dédiée à l'archivage électronique à valeur probante : elle spécifie la conception et le fonctionnement d'un système informatique de conservation, du contrôle d'intégrité à la traçabilité des accès.
Horodatage RFC 3161
Un protocole normalisé (IETF) pour obtenir d'une autorité de temps un jeton prouvant qu'une empreinte numérique existait à un instant donné — la preuve cryptographique qu'un document n'a pas été modifié depuis cette date.
04 — Sécurité & souveraineté
BYOS (Bring Your Own Storage)
Le principe qui permet à une organisation de brancher son propre stockage compatible S3 (MinIO, AWS S3, R2...) plutôt que de dépendre exclusivement de l'infrastructure de l'éditeur — ses archives peuvent alors rester physiquement chez elle.
RBAC (Role-Based Access Control)
Le contrôle d'accès par rôle : chaque permission (consulter, importer, verser en archive, administrer) est rattachée à un rôle précis, appliqué non seulement dans l'interface mais aussi au niveau de la base de données.
Journal d'audit append-only
Un journal qui n'autorise que l'ajout de nouvelles lignes — aucune policy de modification ou de suppression n'existe, y compris pour les administrateurs les plus élevés. C'est ce qui rend la traçabilité opposable.
05 — Contexte régional
OHADA (Organisation pour l'harmonisation en Afrique du droit des affaires)
L'organisation qui unifie le droit des affaires dans 17 États d'Afrique de l'Ouest et centrale, dont la Côte d'Ivoire. Le cadre juridique dans lequel opèrent les entreprises et institutions qui archivent leurs documents avec Sanku.
04 — Démarrer

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